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Biesse

La multinazionale del Gruppo Biesse ha adottato una licenza easymeeting™ di tipo Enterprise per 50 utenti contemporanei, al fine di ridurre i trasferimenti tra i vari stabilimenti ed ottimizzare l'attività lavorativa dei propri dipendenti. Il Gruppo Biesse nasce nel 1969, proponendosi fin dall’inizio in modo innovativo nel settore della produzione di macchine per la realizzazione di mobili.

Per capire nel dettaglio l'uso del software di videocomunicazione interattiva, abbiamo fatto una lunga chiacchierata con il dott. Capizzi, Direttore dei Sistemi Informativi del Gruppo: ecco la sua testimonianza.

Feedback Italia: “Buongiorno, le chiedo la gentilezza di voler presentare sé e il Gruppo Biesse: che cosa fate, di cosa vi occupate, quanti dipendenti avete, se avete filiali all’estero …”
Giuliano Capizzi: “Mi chiamo Giuliano Capizzi e sono il direttore dei Sistemi Informativi di gruppo di Biesse. Biesse è un’azienda che da quarant’anni produce macchine per la lavorazione del legno, del vetro e della pietra. E’ una multinazionale con il proprio quartier generale a Pesaro e filiali in tutto il mondo - in questo momento conta circa 2300 dipendenti, la maggior parte dei quali in Italia. Biesse ha due società di produzione, una in Italia e un’altra a Bangalore (India), per la produzione di macchine per il mercato indiano e per il mercato del Far East. Ha chiuso l’esercizio 2010 con 320 milioni di euro di fatturato.”

Feedback Italia: ”Una bella realtà, soprattutto in relazione all’anno precedente, che non è stato così positivo a livello economico.”
Giuliano Capizzi: “Sì, usciamo da un periodo difficile, così come lo è stato per tutti - l’anno scorso è stato un anno che comunque ci ha riconfortato.”

Feedback Italia: “Prima di utilizzare uno strumento di videocomunicazione ha un’idea di quante volte vi incontravate a livello di gruppo, all’anno, e di quante persone si spostavano in queste occasioni?”
Giuliano Capizzi: “Fondamentalmente il gruppo faceva due meeting annuali durante i quali tutti i responsabili delle filiali convergevano su Pesaro per discutere e condividere i risultati dell’anno trascorso e definire i piani per il successivo. Quest’anno abbiamo effettuato una sola riunione a novembre, mentre la prossima contiamo di farla in videoconferenza, senza spostare nessuno.”

Feedback Italia: “E’ per questo che avete acquistato un numero così rilevante di utenze contemporanee? La vostra licenza comprende, infatti, 50 utenti contemporanei.”
Giuliano Capizzi: “Sì, anche perché l’utilizzo che stiamo facendo di easymeeting™ è multiplo: molto spesso ci troviamo ad utilizzarlo contemporaneamente per necessità ed esigenze completamente differenti, ovvero per formazione da un lato e per veri e propri meeting dall’altro. Quindi 50 utenti contemporanei ci permettono di garantirne la disponibilità per tutti. Ad esempio, in India l’utilizzo è pressoché quotidiano.”

Feedback Italia: “Quali funzioni del programma utilizzate?”
Giuliano Capizzi: “Fondamentalmente la parte di videocomunicazione con la condivisione documentale. Il classico PowerPoint che prima si discuteva in aula, muovendo tutte le persone verso la sede, ora viene mostrato attraverso lo strumento e condiviso.”

Feedback Italia: “Vi capita anche di lavorare su CAD o applicazioni di questo genere, condivise via screenshare?”
Giuliano Capizzi: “Sì, anche. Accade soprattutto con la manufacturing indiana, con la quale la necessità di confrontarsi su progetti svolti in collaborazione è frequente.”

Feedback Italia: “Qual è l’identikit dell’utilizzatore medio, di che cosa si occupa? (ambito tecnico, comunicazione, addetti ai servizi…? )
Giuliano Capizzi: “La popolazione che utilizza easymeeting™ è piuttosto eterogenea, dacché è stato inizialmente introdotto all’interno del mio dipartimento (Information Technology), ma si è poi diffuso rapidamente presso enti assolutamente non tecnici. Tra gli esempi che posso citare vi è un nostro referente cinese che, due volte la settimana, relaziona il Direttore Acquisti utilizzando easymeeting™ anche da postazioni remote, ad esempio dall’albergo; oppure l’ufficio marketing che lo ha adottato per i meeting periodici con i focal point distribuiti in tutto il mondo: ne facciamo gli usi più disparati!

easymeeting™ è stato introdotto come alternativa alla chiusura di Skype™, sia perché quest’ultimo aveva le stesse funzionalità e si prestava solamente ad una comunicazione OnetoOne, ma soprattutto perché - per ragioni di sicurezza - rappresentava un vulnus in quest’azienda. Per questo è stato chiuso (proprio a livello di policy); allo stesso tempo era necessario fornire un’alternativa a chi ne faceva uno strumento di lavoro: ecco perché abbiamo introdotto easymeeting™.”

Feedback Italia: “A livello di competenze informatiche, gli utilizzatori non sono quindi persone con una specifica competenza di tipo IT o che hanno un rapporto privilegiato con il computer…”
Giuliano Capizzi: “Assolutamente sì! Noi abbiamo avviato un programma di formazione perché ritenevamo necessario che lo strumento fosse compreso in tutte le sue funzionalità. Ciò nonostante ci siamo accorti che molte persone avevano iniziato ad utilizzarlo in assoluta autonomia senza che a loro venisse spiegato nulla.”

Feedback Italia: “Questo è assolutamente positivo! Adesso parliamo invece dei punti deboli, perché non è possibile che sia tutto rose e fiori. Quali sono state le difficoltà? Avete comunque una grande organizzazione, non tutto sempre fila liscio: immagino ci siano stati degli intoppi.”
Giuliano Capizzi: “Le difficoltà non sono nate tanto dallo strumento, quanto dal fatto che uno dei requisiti per un funzionamento ottimale o quantomeno accettabile è dato dall’infrastruttura di rete sulla quale si poggia. Proprio per questo motivo (correlato quindi all’uso di easymeeting™ ed, allo stesso tempo, volto ad incentivarne l’utilizzo) lo scorso anno è stato avviato un progetto che ha rivisto tutta la parte infrastrutturale a livello mondiale - infatti i “problemi” maggiori li abbiamo laddove ci sono delle connettività carenti, che prescindono dallo strumento. In questi casi si è reso necessario svelare qualche trucco all’utente che consentisse di utilizzare lo strumento o di ottimizzarne l’uso.”

Feedback Italia: “Certo, per calibrare coscientemente l’utilizzo della banda e renderla funzionale alla modalità di utilizzo della videocomunicazione. Lo scheduler viene utilizzato per indire riunioni?”
Giuliano Capizzi: “Sì, certo. I meeting periodici che vengono fatti con i focal point del marketing o che facciamo noi come IT con i nostri focal point a livello mondo avvengono sulla base di una schedulazione che passa attraverso lo scheduler di easymeeting™.”

Feedback Italia: “Quindi, da una parte lo scheduler e dall’altra anche l’Instant Messaging?”
Giuliano Capizzi: “L’Instant Messaging è un capitolo a parte, in quanto ha avuto una diffusione pressoché immediata, dovuta al fatto di essere uno strumento versatile e molto facile da usare.
E’ chiaro che siamo in una fase in cui ci stiamo chiedendo cosa poter fare per aumentare ancora di più i ritorni che ci possono derivare da uno strumento di questo tipo, e la formazione va in questa direzione. Tant’è vero che ne abbiamo erogata a due livelli, per mettere in condizione coloro che già erano stati formati in precedenza di approfondire aspetti che magari in una prima sessione non erano sembrati necessari.”

Feedback Italia: “A questo proposito ho dato uno sguardo ai report della dott.ssa De Palo in merito alle vostre formazioni: ho notato che stanno proseguendo a gruppi, dalla formazione base a quella più avanzata.
Qualche suggerimento per migliorare? Quali sono le funzionalità che vi potrebbero servire o i piccoli accorgimenti che, se adottati, potrebbero migliorare il vostro utilizzo?”
Giuliano Capizzi: “Devo dire che la suite di easymeeting™ è addirittura eccessivamente completa – per questo, di tutte le funzionalità che lo strumento mette a disposizione, se ne usa una parte. Credo che prevedere un Client in funzione dell’utilizzatore potrebbe essere interessante, perché quello che viene utilizzato in realtà, come molto spesso succede, ha delle potenzialità sfruttate minimamente. Quindi non c’è da migliorare; forse c’è da calibrare, a mio avviso, in funzione del target di utenti a cui ci si approccia.”

Feedback Italia: “Questa è anche una delle migliorie che vorremo introdurre, ovvero permettere di settare le opzioni e le funzionalità da lasciar attive a ciascun utente già a livello di configurazione. In questo modo ciascuno può decidere autonomamente quali icone visualizzare sulla propria interfaccia, in funzione dell’utilizzo più frequente. Una delle prossime versioni sicuramente riporterà questa opzione.”
Giuliano Capizzi: “In effetti sarebbe molto utile una sorta di configuratore che, a livello di gruppi di utenti, definisca esattamente le funzionalità necessarie e quelle meno, perché - io parlo per le esperienze che abbiamo fatto in quest’azienda - ci sono dei gruppi ben distinti di utilizzatori. In effetti ritagliare una soluzione in funzione della persona o del gruppo di persone può essere interessante, perché a volte avere tante funzionalità - lo dimostra anche Office stesso – può indurre timore o confusione ed inizialmente ci si trova disorientati.”

Feedback Italia: “Certo, è vero! E per quanto riguarda i servizi di supporto, helpdesk, formazione, va tutto bene? Un giudizio nei confronti delle mie colleghe e dei miei colleghi!”
Giuliano Capizzi: “Finora grosse esigenze tali da dover ricorrere al supporto tecnico non ce ne sono state; quelle poche accadute sono state risolte velocemente. Per quanto riguarda invece la parte di supporto relativa alla formazione, nulla da eccepire! Complimenti: è andata bene anche grazie al vostro supporto. Qui non è semplice perché siamo in tanti e per questo il grosso problema è riuscire a far coincidere le agende….

Feedback Italia: “… e schedulare nel mondo in funzione dei vari fusi orari!
Ritengo, a questo punto, che l’intervista sia assolutamente completa ed esaustiva. Se vuole aggiungere qualcosa…”
Giuliano Capizzi: “Si, relativamente ad un progetto che stiamo pensando di avviare quest’anno, ovvero rivedere la nostra intranet per farla divenire il portale d’ingresso nell’azienda per qualsiasi persona profilata a dominio, direttamente in fase di accensione della macchina. L’idea che stiamo accarezzando è quella di inserire il client di easymeeting™ all’interno del portale, in maniera tale che sia una funzionalità già insita a livello di gruppo.”

Feedback Italia: “E’ davvero molto positivo: per questo il nostro supporto è a disposizione, basta soltanto chiamarci!”
Giuliano Capizzi: “Allora vi contatteremo…”

Feedback Italia: “Bene. Io la ringrazio molto e termino qui la nostra intervista. Grazie mille.”
Giuliano Capizzi: “Di nulla!”







 
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